Katika maendeleo ya miradi mikubwa mara nyingi haitoshi nguvu ya mfanyakazi mmoja. Kazi hii inahusisha kundi lote la wataalamu. Kwa kawaida, kila mmoja wao lazima afikie hati ambayo ni kitu cha kazi ya pamoja. Katika suala hili, suala la kuhakikisha upatikanaji wa mara nyingi kwa mara moja huwa muhimu sana. Excel ina vifaa vyake vya kutosha vinavyoweza kutoa. Hebu kuelewa nuances ya matumizi ya Excel katika hali ya kazi ya wakati mmoja wa watumiaji kadhaa na kitabu kimoja.
Utaratibu wa ushirikiano
Excel haiwezi tu kutoa ushirikiano wa faili, lakini pia kutatua kazi nyingine zinazoonekana wakati wa kushirikiana na kitabu kimoja. Kwa mfano, zana za maombi zinakuwezesha kufuatilia mabadiliko yaliyofanywa na washiriki mbalimbali, na pia kuidhinisha au kukataa. Hebu tujue ni nini programu inaweza kutoa watumiaji ambao wanakabiliwa na kazi sawa.
Kushiriki
Lakini tutaanza kwa kufafanua swali la jinsi ya kushiriki faili. Kwanza kabisa, ni lazima niseme kwamba utaratibu wa kugeuza mode ya ushirikiano na kitabu hawezi kufanywa kwenye seva, lakini tu kwenye kompyuta ya ndani. Kwa hiyo, ikiwa hati hiyo imehifadhiwa kwenye seva, basi, kwanza kabisa, inapaswa kuhamishiwa kwenye PC yako ya ndani na kuna vitendo vyote vilivyoelezwa hapa chini vinapaswa kufanywa.
- Baada ya kitabu kuundwa, enda kwenye tab "Kupitia upya" na bonyeza kifungo "Upatikanaji wa kitabu"ambayo iko katika kuzuia chombo "Mabadiliko".
- Kisha, dirisha la kudhibiti upatikanaji wa faili limeanzishwa. Inapaswa kuzingatia parameter "Ruhusu watumiaji wengi kuhariri kitabu wakati huo huo". Kisha, bofya kifungo "Sawa" chini ya dirisha.
- Sanduku la mazungumzo linakuwezesha kuokoa faili kama ilivyorekebishwa. Bofya kwenye kifungo "Sawa".
Baada ya hatua hapo juu, ushirikiano wa faili kutoka kwa vifaa tofauti na chini ya akaunti tofauti za mtumiaji utafunguliwa. Hii inaonyeshwa na ukweli kwamba katika sehemu ya juu ya dirisha, baada ya kichwa cha kitabu, jina la mode ya kupata huonyeshwa - "Mkuu". Sasa faili inaweza kuhamishiwa kwenye seva tena.
Mpangilio wa parameter
Kwa kuongeza, wote katika dirisha sawa la upatikanaji wa faili, unaweza kusanidi mipangilio ya operesheni ya wakati huo huo. Hii inaweza kufanyika mara moja wakati hali ya ushirikiano inafunguliwa, na unaweza kubadilisha vigezo baadaye. Lakini, kwa kawaida, wanaweza kusimamiwa tu na mtumiaji mkuu, ambaye huratibu kazi ya jumla na faili.
- Nenda kwenye tab "Maelezo".
- Hapa unaweza kutaja kama kuweka magogo ya mabadiliko, na ikiwa imehifadhiwa, wakati gani (kwa default, siku 30 ni pamoja).
Pia inafafanua jinsi ya kuboresha mabadiliko: tu wakati kitabu kinapohifadhiwa (kwa default) au baada ya muda maalum.
Kipengele muhimu sana ni kipengee. "Kwa mabadiliko yanayochanganyikiwa". Inaonyesha jinsi mpango unapaswa kufanya kama watumiaji kadhaa wakati huo huo wanahariri kiini sawa. Kwa default, hali ya ombi ya mara kwa mara imewekwa, vitendo vya washiriki wa mradi vina faida. Lakini unaweza kuhusisha hali ya kudumu ambayo yule aliyeweza kuokoa mabadiliko ya kwanza atapata faida.
Kwa kuongeza, ikiwa unataka, unaweza kuzima mipangilio ya kuchapisha na vichujio kutoka kwa mtazamo wako wa kibinafsi kwa kufuta lebo ya sambamba.
Baada ya hayo, usisahau kufanya mabadiliko yaliyofanywa kwa kubonyeza kifungo. "Sawa".
Fungua faili iliyoshirikiwa
Kufungua faili ambayo ushirikiano unawezeshwa ina sifa maalum.
- Run Excel na uende kwenye kichupo "Faili". Kisha, bofya kifungo "Fungua".
- Inafungua dirisha la ufunguzi wa kitabu. Nenda kwenye saraka ya seva au disk ngumu ya PC ambapo kitabu iko. Chagua jina lake na bofya kifungo. "Fungua".
- Kitabu kilichoshiriki kinafungua. Sasa, ikiwa unataka, tunaweza kubadili jina, ambalo tutawasilishwa kwenye logi ya mabadiliko ya faili. Nenda kwenye tab "Faili". Halafu, nenda kwenye sehemu "Chaguo".
- Katika sehemu "Mkuu" kuna block ya mipangilio "Kubinafsisha Microsoft Office". Hapa katika shamba "Jina la mtumiaji" Unaweza kubadilisha jina la akaunti yako kwa nyingine yoyote. Baada ya mipangilio yote imefanywa, bonyeza kitufe. "Sawa".
Sasa unaweza kuanza kufanya kazi na hati.
Tazama vitendo vya wanachama
Ushirikiano hutoa ufuatiliaji unaoendelea na uratibu wa vitendo vya wanachama wote wa kikundi.
- Kuangalia vitendo vinavyotumiwa na mtumiaji fulani wakati wa kufanya kazi kwenye kitabu, kuwa katika tab "Kupitia upya" bonyeza kifungo "Fixes"ambayo iko katika kikundi cha zana "Mabadiliko" kwenye mkanda. Katika orodha inayofungua, bonyeza kitufe "Eleza marekebisho".
- Dirisha la ukaguzi wa kiraka linafungua. Kwa chaguo-msingi, baada ya kitabu kuwa jumla, kufuatilia kiraka hufunguliwa moja kwa moja, kama inavyoonyeshwa na alama ya cheti iliyowekwa mbele ya kipengee kinachotambulishwa.
Mabadiliko yote yameandikwa, lakini kwa skrini kwa kushoto huonyeshwa kama alama za rangi za kona kwenye kona yao ya juu kushoto, tangu tu wakati hati ya mwisho iliyohifadhiwa na mtumiaji mmoja. Na utazingatia marekebisho ya watumiaji wote kwenye karatasi nzima. Matendo ya kila mshiriki ni alama na rangi tofauti.
Ikiwa unatumia mshale kwenye kiini kilichowekwa alama, hati itafungua, inayoonyesha nani na wakati hatua inayoendeshwa ilifanyika.
- Ili kubadilisha sheria za kuonyesha marekebisho, kurudi kwenye dirisha la mipangilio. Kwenye shamba "Kwa wakati" Chaguo zifuatazo zinapatikana kwa kuchagua kipindi cha kutazama patches:
- kuonyesha tangu kuokoa mwisho;
- marekebisho yote yaliyohifadhiwa kwenye databana;
- wale ambao hawajawahi kutazamwa;
- kuanzia tarehe maalum maalum.
Kwenye shamba "Mtumiaji" Unaweza kuchagua mshiriki fulani ambaye marekebisho yake yataonyeshwa, au kuacha maonyesho ya watumiaji wote isipokuwa wenyewe.
Kwenye shamba "Katika upeo", unaweza kutaja tofauti maalum kwenye karatasi, ambayo itazingatia matendo ya wanachama wa timu kuonyesha kwenye skrini yako.
Kwa kuongezea, kwa kuchunguza sanduku la hundi karibu na vitu vya kibinafsi, unaweza kuwawezesha au kuzima patching kwenye skrini na kuonyesha mabadiliko kwenye karatasi tofauti. Baada ya mipangilio yote imewekwa, bonyeza kitufe. "Sawa".
- Baada ya hapo, kwenye karatasi, vitendo vya washiriki vitaonyeshwa kuzingatia mipangilio iliyoingia.
Tathmini ya mtumiaji
Mtumiaji mkuu ana uwezo wa kuomba au kukataa mabadiliko ya washiriki wengine. Hii inahitaji hatua zifuatazo.
- Kuwa katika tab "Kupitia upya", bofya kifungo "Fixes". Chagua kipengee "Pata / Kataa Patches".
- Kisha, dirisha la ukaguzi wa kiraka linafungua. Ni muhimu kufanya mazingira kwa ajili ya uteuzi wa mabadiliko hayo tunayotaka kuidhinisha au kukataa. Uendeshaji katika dirisha hili hufanyika kwa mujibu wa aina ile ile tuliyozingatia katika sehemu iliyopita. Baada ya mipangilio kufanywa, bonyeza kitufe. "Sawa".
- Dirisha ijayo linaonyesha marekebisho yote yanayothibitisha vigezo vilivyochaguliwa hapo awali. Uchagua marekebisho maalum katika orodha ya vitendo, na kubofya kifungo kinachofanana kilicho chini ya dirisha chini ya orodha, unaweza kukubali kipengee hiki au uondoe. Pia kuna uwezekano wa kupokea kikundi au kukataliwa kwa shughuli zote zilizowekwa.
Inafuta mtumiaji
Kuna matukio wakati mtumiaji binafsi anahitaji kufutwa. Hii inaweza kuwa kutokana na ukweli kwamba ameshuka nje ya mradi huo, na kwa usahihi kwa sababu za kiufundi, kwa mfano, ikiwa akaunti iliingia kwa usahihi au mshiriki alianza kufanya kazi kutoka kwenye kifaa kingine. Katika Excel kuna uwezekano huo.
- Nenda kwenye tab "Kupitia upya". Katika kuzuia "Mabadiliko" kwenye kanda bonyeza kwenye kifungo "Upatikanaji wa kitabu".
- Faili ya udhibiti wa upatikanaji wa faili tayari imefungua. Katika tab Badilisha Kuna orodha ya watumiaji wote wanaofanya kazi na kitabu hiki. Chagua jina la mtu unayotaka kuondoa, na bofya kitufe "Futa".
- Baada ya hapo, sanduku la mazungumzo linafungua ambalo linaonya kuwa ikiwa mshiriki huyo sasa anahariri kitabu, vitendo vyake vyote haitahifadhiwa. Ikiwa una uhakika katika uamuzi wako, kisha bofya "Sawa".
Mtumiaji atafutwa.
Vikwazo juu ya matumizi ya kitabu cha jumla
Kwa bahati mbaya, kazi ya wakati huo huo na faili katika Excel inahusisha idadi ya mapungufu. Katika faili ya jumla, hakuna watumiaji, ikiwa ni pamoja na mshiriki mkuu, anaweza kufanya shughuli zifuatazo:
- Unda au urekebishe scripts;
- Unda meza;
- Piga au kuunganisha seli;
- Tumia data ya XML;
- Unda meza mpya;
- Ondoa karatasi;
- Fanya muundo wa masharti na vitendo vingine.
Kama unaweza kuona, mapungufu ni makubwa sana. Ikiwa, kwa mfano, unaweza kufanya bila kufanya kazi na data ya XML, basi Excel haionekani kufanya kazi wakati wote wakati wa kuunda meza. Nini cha kufanya kama unahitaji kuunda meza mpya, kuunganisha seli au kufanya hatua yoyote yoyote kutoka kwenye orodha ya juu? Kuna suluhisho, na ni rahisi: unahitaji kuzuia muda wa kugawana hati, kufanya mabadiliko muhimu, na kisha uwezesha uwezo wa kufanya kazi pamoja tena.
Zima kushiriki
Wakati kazi kwenye mradi imekamilika, au, ikiwa ni lazima, kufanya mabadiliko kwenye faili, orodha ambayo tumezungumzia katika sehemu iliyopita, unapaswa kuzima mode ya ushirikiano.
- Awali ya yote, washiriki wote lazima wahifadhi mabadiliko na kuondoka faili. Mtumiaji tu ndiye anakaa kufanya kazi na waraka.
- Ikiwa unahitaji kuhifadhi logi ya manunuzi baada ya kuondoa ufikiaji wa jumla, basi, kuwa katika tab "Kupitia upya", bofya kifungo "Fixes" kwenye mkanda. Katika menyu inayofungua, chagua kipengee "Eleza marekebisho ...".
- Fungua chaguo la kiraka linafungua. Mipangilio hapa inahitaji kupanga kama ifuatavyo. Kwenye shamba "Kwa wakati" kuweka parameter "Wote". Tofauti na majina ya shamba "Mtumiaji" na "Katika upeo" haipaswi kufuta. Utaratibu kama huo lazima ufanyike na parameter "Weka alama kwenye skrini". Lakini kinyume na parameter "Fanya mabadiliko kwenye karatasi tofauti"kinyume chake, alama ya cheti inapaswa kuweka. Baada ya shughuli zote zilizotajwa hapo juu, bonyeza kitufe. "Sawa".
- Baada ya hapo, mpango utaunda karatasi mpya inayoitwa "Journal", ambayo taarifa zote za kuhariri faili hii kwa fomu ya meza zitaingizwa.
- Sasa inabakia kuzuia kushiriki moja kwa moja. Ili kufanya hivyo, iko kwenye tab "Kupitia upya", bofya kwenye kitufe ambacho tayari kinajua kwetu "Upatikanaji wa kitabu".
- Dirisha la kudhibiti ugawana linaanza. Nenda kwenye tab Badilishaikiwa dirisha lilizinduliwa kwenye tab nyingine. Futa sanduku "Ruhusu watumiaji wengi kuhariri faili wakati mmoja". Ili kurekebisha mabadiliko bonyeza kwenye kifungo. "Sawa".
- Sanduku la mazungumzo linafungua linakuonya kwamba utekelezaji wa hatua hii itafanya kuwa haiwezekani kushiriki hati hiyo. Ikiwa umejiamini kikamilifu uamuzi huo, kisha bofya kifungo "Ndio".
Baada ya hatua zilizo hapo juu, ushiriki wa faili utafungwa, na logi ya kiraka itafutwa. Maelezo juu ya shughuli zilizofanywa hapo awali zinaweza kuonekana katika meza pekee kwenye karatasi. "Journal", kama hatua zinazofaa kuhifadhi habari hii zilifanyika mapema.
Kama unaweza kuona, mpango wa Excel hutoa uwezo wa kuwezesha kugawana faili na kazi ya wakati huo huo. Kwa kuongeza, kwa kutumia zana maalum, unaweza kufuatilia vitendo vya wanachama binafsi wa kikundi cha kazi. Hali hii bado ina mapungufu ya kazi, ambayo, hata hivyo, yanaweza kusumbuliwa na kuzima upatikanaji wa kawaida na kufanya shughuli muhimu chini ya hali ya kawaida ya uendeshaji.
