Katika pakiti ya Microsoft Office, kuna mpango maalum wa kuunda database na kufanya kazi nao - Upatikanaji. Hata hivyo, watumiaji wengi wanapendelea kutumia kwa lengo hili maombi ya kawaida zaidi kwao - Excel. Ikumbukwe kwamba programu hii ina zana zote za kujenga database kamili (DB). Hebu tujue jinsi ya kufanya hivyo.
Mchakato wa Uumbaji
Mbegu ya Excel ni seti ya habari iliyosambazwa katika safu na safu za karatasi.
Kulingana na nenosiri maalum, masharti ya darasani yanatajwa "kumbukumbu". Kila kuingia ina habari kuhusu kitu cha kibinafsi.
Nguzo zinaitwa "mashamba". Kila shamba lina parameter tofauti ya rekodi zote.
Hiyo ni, sura ya database yoyote katika Excel ni meza ya kawaida.
Uumbaji wa Jedwali
Kwa hiyo, kwanza kabisa tunahitaji kuunda meza.
- Ingiza vichwa vya mashamba (safu) za databana.
- Tunajaza jina la kumbukumbu za kumbukumbu (mistari).
- Tunaendelea kujaza orodha.
- Baada ya orodha kujazwa, tunapangilia habari ndani yake kwa busara (font, mipaka, kujaza, uteuzi, nafasi ya maandishi jamaa na seli, nk).
Hii inakamilisha uumbaji wa mfumo wa database.
Somo: Jinsi ya kufanya sahajedwali katika Excel
Kuweka sifa za database
Ili Excel ione meza sio kama seli nyingi, kama vile database, inahitaji kugawa sifa zinazofaa.
- Nenda kwenye tab "Data".
- Chagua meza nzima. Bofya kitufe cha haki cha mouse. Katika menyu ya menyu, bonyeza kitufe "Weka jina ...".
- Katika grafu "Jina" taja jina ambalo tunataka kuwaita database. Lazima ni kwamba jina lazima lianze na barua, na haipaswi kuwepo nafasi ndani yake. Katika grafu "Range" Unaweza kubadilisha anwani ya eneo la meza, lakini ikiwa umechagua kwa usahihi, huhitaji kubadilisha kitu chochote hapa. Kwa hiari, unaweza kutaja alama katika shamba tofauti, lakini hii parameter ni hiari. Baada ya mabadiliko yote kufanywa, bonyeza kifungo. "Sawa".
- Bofya kwenye kifungo "Ila" juu ya dirisha au chagua mkato wa kibodi Ctrl + S, ili kuhifadhi database kwenye diski ngumu au vyombo vya habari vinavyoweza kuunganishwa kwenye PC.
Tunaweza kusema kwamba baada ya kuwa tayari tuna database iliyopangwa tayari. Inawezekana kufanya kazi nayo hata katika hali hiyo kama ilivyowasilishwa sasa, lakini fursa nyingi zitaondolewa. Hapa chini tunaelezea jinsi ya kufanya database kuwa kazi zaidi.
Panga na kuchuja
Kufanya kazi na taarifa, kwanza kabisa, hutoa uwezekano wa kuandaa, kuchagua na kutengeneza rekodi. Hebu tuunganishe kazi hizi kwa database yetu.
- Chagua maelezo ya shamba ambalo tutafanya kuagiza. Bofya kwenye kitufe cha "Panga" kilicho kwenye Ribbon kwenye kichupo "Data" katika kizuizi cha zana "Panga na uchapishaji".
Ufuatiliaji unaweza kufanywa kwa karibu na parameter yoyote:
- jina la alfabeti;
- tarehe;
- nambari, nk.
- Dirisha ijayo itatokea kuuliza ikiwa utatumia eneo pekee lililochaguliwa ili uipange au kuijenga moja kwa moja. Chagua upanuzi wa moja kwa moja na bofya kwenye kitufe. "Weka ...".
- Fungua Mipangilio ya Mipangilio. Kwenye shamba "Panga kwa" taja jina la shamba ambalo litafanyika.
- Kwenye shamba "Panga" inasema hasa jinsi itafanyika. Kwa database, chaguo bora ni kuchagua "Maadili".
- Kwenye shamba "Amri" taja utaratibu ambao utaratibu utafanyika. Kwa aina tofauti za habari, maadili tofauti yanaonyeshwa kwenye dirisha hili. Kwa mfano, kwa data ya maandishi, hii itakuwa thamani "Kutoka A hadi Z" au "Z kwa A", na kwa namba - "Kupanda" au "Kuteremka".
- Ni muhimu kuhakikisha kuwa "Data yangu ina vichwa" kulikuwa na alama. Ikiwa sivyo, basi unahitaji kuweka.
Baada ya kuingia vigezo vyote muhimu, bonyeza kifungo "Sawa".
Baada ya hapo, taarifa katika database itawekwa kulingana na mipangilio maalum. Katika kesi hiyo, tumeamua kwa majina ya wafanyakazi wa biashara.
- Moja ya zana rahisi sana wakati wa kufanya kazi katika orodha ya Excel ni kichujio cha magari. Chagua orodha nzima ya darasani na katika mipangilio ya kuzuia "Panga na uchapishaji" bonyeza kifungo "Futa".
- Kama unaweza kuona, baada ya hayo, icons zilionekana kwenye seli na jina la mashamba kwa namna ya pembetatu zilizoingizwa. Bofya kwenye ishara ya safu ambayo thamani yake tutaifuta. Katika dirisha lililofunguliwa tunaondoa alama za hundi kutoka kwa maadili hayo, kumbukumbu ambazo tunataka kujificha. Baada ya uchaguzi kufanywa, bonyeza kifungo. "Sawa".
Kama unaweza kuona, baada ya hayo, mistari iliyo na maadili ambayo tuliondoa alama za kuzingatia zilifichwa kutoka meza.
- Ili kurudi data yote kwenye skrini, bofya kwenye ishara ya safu ambayo uchuja ulifanywa, na katika dirisha lililofunguliwa, angalia mabhokisi yote ya kuangalia mbele ya vitu vyote. Kisha bonyeza kitufe "Sawa".
- Ili kuondoa kabisa kufuta, bonyeza kitufe. "Futa" kwenye mkanda.
Somo: Panga na uchapishe data katika Excel
Tafuta
Ikiwa kuna database kubwa, ni rahisi kutafuta njia hiyo kwa msaada wa chombo maalum.
- Kwa kufanya hivyo, nenda kwenye tab "Nyumbani" na juu ya tepi kwenye kizuizi cha zana Uhariri bonyeza kifungo "Tafuta na uonyeshe".
- Dirisha linafungua ambapo unahitaji kutaja thamani ya taka. Baada ya hayo, bofya kifungo "Pata ijayo" au "Pata Wote".
- Katika kesi ya kwanza, kiini cha kwanza ambako kuna thamani maalum inakuwa kazi.
Katika kesi ya pili, orodha nzima ya seli zilizo na thamani hii inafunguliwa.
Somo: Jinsi ya kufanya utafutaji katika Excel
Vipande vya pinning
Urahisi wakati wa kujenga database kurekebisha kiini na jina la rekodi na mashamba. Wakati wa kufanya kazi na msingi mkubwa - hii ni sharti tu. Vinginevyo, utakuwa na muda wa kutumia muda wa kutafakari kupitia karatasi ili uone mstari au safu inayohusiana na thamani fulani.
- Chagua kiini, eneo hapo juu na kushoto ambalo unataka kurekebisha. Itakuwa iko chini ya kichwa na haki ya majina ya kuingia.
- Kuwa katika tab "Angalia" bonyeza kifungo "Piga eneo"ambayo iko katika kikundi cha zana "Dirisha". Katika orodha ya kushuka, chagua thamani "Piga eneo".
Sasa majina ya mashamba na rekodi daima watakuwa mbele ya macho yako, bila kujali ni mbali gani unayepitia kupitia karatasi ya data.
Somo: Jinsi ya kurekebisha eneo la Excel
Tone orodha
Kwa baadhi ya maeneo ya meza, itakuwa bora kuandaa orodha ya kushuka ili watumiaji, kwa kuongeza rekodi mpya, wanaweza kutaja vigezo fulani tu. Hii ni kweli, kwa mfano, kwa shamba "Paulo". Baada ya yote, kunaweza kuwa na chaguo mbili tu: kiume na kike.
- Unda orodha ya ziada. Kwa urahisi zaidi itawekwa kwenye karatasi nyingine. Ndani yake tunafafanua orodha ya maadili ambayo itaonekana katika orodha ya kushuka.
- Chagua orodha hii na ubofye na kifungo cha mouse cha kulia. Katika menyu inayoonekana, chagua kipengee "Weka jina ...".
- Dirisha tayari linajulikana kwetu kufungua. Katika uwanja unaofaa, fanya jina kwa upeo wetu, kwa mujibu wa masharti yaliyojadiliwa hapo juu.
- Tunarudi kwenye karatasi na database. Chagua aina ambayo orodha ya kushuka itatumika. Nenda kwenye tab "Data". Tunasisitiza kifungo "Uhakikisho wa Data"ambayo iko kwenye mkanda katika kizuizi cha zana "Kazi na data".
- Faili inayoonekana ya thamani inayoonekana inafungua. Kwenye shamba "Aina ya Data" Weka kubadili msimamo "Andika". Kwenye shamba "Chanzo" Weka alama "=" na mara baada ya hayo, bila nafasi, kuandika jina la orodha ya kushuka, ambayo tuliipa kidogo. Baada ya hayo, bofya kifungo "Sawa".
Sasa, unapojaribu kuingiza data katika upeo ambapo kizuizi kiliwekwa, orodha itaonekana ambayo unaweza kuchagua kati ya maadili yaliyofafanuliwa.
Ikiwa unjaribu kuandika wahusika wa kiholela katika seli hizi, ujumbe wa kosa utaonekana. Utahitaji kurudi na ufanye sahihi.
Somo: Jinsi ya kufanya orodha ya kushuka chini katika Excel
Bila shaka, Excel ni duni katika uwezo wake kwa mipango maalum kwa ajili ya kujenga database. Hata hivyo, ina kitabu cha vifaa ambacho mara nyingi hutakidhi mahitaji ya watumiaji ambao wanataka kuunda database. Kutokana na ukweli kwamba vipengele vya Excel, kwa kulinganisha na maombi maalumu, hujulikana kwa watumiaji wa kawaida vizuri zaidi, basi katika suala hili, maendeleo ya Microsoft ina hata faida fulani.
