Kwa watumiaji wengi, Outlook ni mteja wa barua pepe tu anayeweza kupokea na kutuma barua pepe. Hata hivyo, uwezekano wake sio mdogo kwa hili. Na leo tutazungumzia jinsi ya kutumia Outlook na fursa nyingine zipi katika programu hii kutoka kwa Microsoft.
Bila shaka, kwanza kabisa, Outlook ni mteja wa barua pepe ambaye hutoa seti ya kazi ya kupanua kwa kutumia barua na kusimamia bodi za barua pepe.
Kwa kazi kamili ya programu, lazima uunda akaunti kwa barua, baada ya hapo, unaweza kuanza kufanya kazi na mawasiliano.
Jinsi ya kusanikisha Outlook kusoma hapa: Configuring MS Outlook Email Mteja
Dirisha kuu ya programu imegawanywa katika maeneo kadhaa - orodha ya Ribbon, eneo la orodha ya akaunti, orodha ya barua na eneo la barua yenyewe.
Hivyo, ili uone ujumbe, chagua tu kwenye orodha.
Ikiwa bonyeza kwenye kichwa cha barua mbili mara mbili na kifungo cha kushoto cha mouse, dirisha litafungua kwa ujumbe.
Kutoka hapa, vitendo mbalimbali vinapatikana vinavyohusiana na ujumbe yenyewe.
Kutoka kwenye dirisha la barua, unaweza kuiondoa au kuiweka kwenye kumbukumbu. Pia, kutoka hapa unaweza kuandika jibu au tu kutuma ujumbe kwa mpokeaji mwingine.
Kutumia orodha ya "Faili", unaweza, ikiwa ni lazima, kuokoa ujumbe kwa faili tofauti au kuituma kuchapisha.
Vitendo vyote vinavyopatikana kutoka kwenye sanduku la ujumbe vinaweza kufanywa kutoka dirisha kuu la Outlook. Aidha, inaweza kutumika kwa kundi la barua. Ili kufanya hivyo, chagua tu barua zinazohitajika na bofya kwenye kifungo na hatua inayohitajika (kwa mfano, kufuta au mbele).
Chombo kingine cha kutumia kwa orodha ya barua ni utafutaji wa haraka.
Ikiwa umekusanya ujumbe mwingi na unahitaji haraka kupata moja sahihi, kisha utafutaji wa haraka utawasaidia, ulio juu ya orodha.
Ikiwa unapoanza kuandika sehemu ya kichwa cha ujumbe kwenye sanduku la utafutaji, Outlook huonyesha mara moja barua zote zinazounganisha kamba ya utafutaji.
Na ikiwa katika mstari wa utafutaji utaingia "kwa nani:" au "otkogo:" halafu utafafanua anwani, kisha Outlook itaonyesha barua zote zilizotumwa au kupokea (kulingana na neno la msingi).
Ili kuunda ujumbe mpya, kwenye kichupo cha "Nyumbani", bofya kitufe cha "Unda Ujumbe". Wakati huo huo, dirisha jipya la ujumbe litafungua, ambako huwezi kuingiza maandishi yaliyohitajika, bali pia uifanye muundo kwa hiari yako.
Vifaa vyote vya kupangilia maandishi vinaweza kupatikana kwenye kichupo cha Ujumbe, na unaweza kutumia Toolkit ya Kuingiza tab ili kuingiza vitu mbalimbali, kama vile picha, meza, au takwimu.
Ili kutuma faili na ujumbe, unaweza kutumia amri ya "Funga ya Faili", iliyoko kwenye tab "Insert".
Ili kutaja anwani ya mpokeaji (au wapokeaji), unaweza kutumia kitabu cha anwani kilichojengwa, ambacho kinaweza kupatikana kwa kubofya kitufe cha "To". Ikiwa anwani haipo, inaweza kuingia kwa manufaa katika shamba husika.
Mara tu ujumbe ume tayari, unahitaji kutuma kwa kubonyeza kitufe cha "Tuma".
Mbali na kufanya kazi na barua, Outlook pia inaweza kutumika kupanga mpango wako na mikutano. Kwa hili kuna kalenda iliyojengwa.
Ili kwenda kalenda, unatakiwa kutumia bar ya urambazaji (katika matoleo ya 2013 na hapo juu, bar ya urambazaji iko kwenye sehemu ya kushoto ya dirisha kuu la programu).
Kutoka kwa mambo makuu, hapa unaweza kuunda matukio na mikutano mbalimbali.
Ili kufanya hivyo, unaweza kubofya kwa haki kwenye kiini kilichohitajika kwenye kalenda au, ukichagua kiini kinachohitajika, chagua kipengee kilichohitajika kwenye Jopo kuu.
Ikiwa unapata tukio au mkutano, kuna fursa ya kutaja tarehe na wakati wa kuanza, pamoja na tarehe ya mwisho na wakati, suala la mkutano au matukio na mahali. Pia, hapa unaweza kuandika ujumbe wowote unaoongozana, kwa mfano, mwaliko.
Hapa unaweza kuwakaribisha washiriki kwenye mkutano. Ili kufanya hivyo, bonyeza tu kitufe cha "Paribisha washiriki" na chagua wale unayohitaji kwa kubofya kitufe cha "To".
Hivyo, huwezi tu kupanga mambo yako kwa kutumia Outlook, lakini pia waalike washiriki wengine ikiwa ni lazima.
Kwa hiyo, tumeangalia mbinu kuu za kufanya kazi na MS Outlook. Bila shaka, hii sio sifa zote ambazo mteja wa barua pepe hutoa. Hata hivyo, hata kwa kiwango cha chini utakuwa na uwezo wa kufanya kazi na mpango huo kwa raha kabisa.
