Badilisha gari la DVD kwenye gari imara

Wakati wa kufanya kazi katika Excel, baadhi ya meza hufikia ukubwa wa kushangaza. Hii inasababisha ukweli kwamba ukubwa wa hati huongezeka, wakati mwingine kufikia hata megabytes kumi na mbili au zaidi. Kuongezeka kwa uzito wa kitabu cha Excel hakuongoza tu kwa ongezeko la nafasi ambayo inachukua kwenye diski ngumu, lakini, muhimu zaidi, kupunguza kasi ya utekelezaji wa vitendo na taratibu mbalimbali ndani yake. Kuweka tu, unapofanya kazi na waraka huo, Excel huanza kupungua. Kwa hiyo, suala la kuboresha na kupunguza ukubwa wa vitabu vile huwa haraka. Hebu tuone jinsi unaweza kupunguza ukubwa wa faili katika Excel.

Utaratibu wa kupunguza ukubwa wa kitabu

Kuboresha faili iliyopanuliwa inapaswa iwe kwa njia kadhaa kwa mara moja. Watumiaji wengi hawafikiri, lakini mara nyingi kitabu cha Excel kina habari nyingi zisizohitajika. Wakati faili ni ndogo, hakuna mtu anayejali sana, lakini ikiwa hati inakuwa mbaya, unahitaji kuifanya kwa vigezo vyote vinavyowezekana.

Njia ya 1: kupunguza viwango vya kazi

Aina ya kazi ni eneo ambalo Excel inakumbuka vitendo. Wakati wa kurekebisha hati, mpango huo hujenga seli zote za kazi ya kazi. Lakini sio sawa na kila aina ambayo mtumiaji anafanya kazi. Kwa mfano, nafasi isiyowekwa kwa makusudi chini ya meza itapanua ukubwa wa viwango vya kazi kwenye kipengele ambapo nafasi hii iko. Inageuka kuwa wakati wa kufanyiwa upya, Excel itafanyika kundi la seli tupu kila wakati. Hebu tuone jinsi unaweza kurekebisha tatizo hili kwa mfano wa meza maalum.

1. Kwanza, angalia uzito wake kabla ya ufanisi, kulinganisha nini kitakuwa baada ya utaratibu. Hii inaweza kufanyika kwa kusonga kwenye tab "Faili". Nenda kwenye sehemu "Maelezo". Katika sehemu ya haki ya dirisha kufunguliwa mali kuu ya kitabu huonyeshwa. Kipengee cha kwanza cha mali ni ukubwa wa waraka. Kama unaweza kuona, kwa upande wetu ni 56.5 kilobytes.



2. Kwanza kabisa, unapaswa kujua jinsi eneo la kazi halisi la karatasi linatofautiana na ile ambayo mtumiaji anahitaji kweli. Hii ni rahisi sana kufanya. Tunakuwa katika kiini chochote cha meza na tengeneza mchanganyiko muhimu Ctrl + Mwisho. Excel mara moja huenda kwenye kiini cha mwisho, ambacho programu inaona kama kipengele cha mwisho cha kazi. Kama unaweza kuona, kwa hali yetu, hii ni mstari 913383. Kutokana na kwamba meza kweli inachukua tu mistari sita ya kwanza, inaweza kuwa alisema kwamba 913377 mistari ni, kwa kweli, mzigo usio na maana, ambayo si tu kuongeza ukubwa wa faili, lakini, kwa sababu ya Kuweka upya mara kwa mara wa aina nzima ya programu wakati wa kufanya hatua yoyote, husababisha kupungua kwa kazi kwenye hati.

   

   Bila shaka, kwa kweli, pengo kubwa kati ya aina halisi ya kazi na Excel moja inachukua kwa hiyo ni nadra sana, na tulichukua idadi kubwa ya mistari kwa usahihi. Ingawa, wakati mwingine kuna hata kesi wakati sehemu nzima ya karatasi ni kuchukuliwa eneo la kazi.

3. Ili kurekebisha tatizo hili, unahitaji kufuta mstari wote, kuanzia kwanza tupu na hata mwisho wa karatasi. Ili kufanya hivyo, chagua kiini cha kwanza, kilichopo hapo chini chini ya meza, na chagua mchanganyiko muhimu Ctrl + Shift + Chini ya Mshale.



4. Kama unaweza kuona, baada ya hapo, vipengele vyote vya safu ya kwanza vichaguliwa, kuanzia kiini maalum na hadi mwisho wa meza. Kisha bonyeza kwenye maudhui na kifungo cha mouse cha kulia. Katika orodha ya kufunguliwa ya mandhari, chagua kipengee "Futa".

   

   Watumiaji wengi wanajaribu kufuta kwa kubonyeza kifungo. Futa kwenye kibodi, lakini hii si sahihi. Hatua hii inafuta yaliyomo ya seli, lakini haizifute wenyewe. Kwa hiyo, kwa upande wetu haitasaidia.

5. Baada ya kuchagua kipengee Futa ... katika orodha ya mazingira, dirisha ndogo la kuondoa kiini hufungua. Sisi kuweka ndani yake kubadili kwa nafasi "Kamba" na bonyeza kifungo "Sawa".



6. Mstari wote wa aina iliyochaguliwa imefutwa. Hakikisha kurekebisha kitabu kwa kubonyeza icon ya diskette kwenye kona ya juu kushoto ya dirisha.



7. Sasa hebu tuangalie jinsi ilivyotusaidia. Chagua kiini chochote kwenye meza na funga njia ya mkato Ctrl + Mwisho. Kama unaweza kuona, Excel imechagua kiini cha mwisho cha meza, ambayo ina maana kwamba sasa ni kipengele cha mwisho cha kazi ya karatasi.



8. Sasa tunahamia kwenye sehemu "Maelezo" tabo "Faili"ili kujua ni kiasi gani uzito wa hati yetu imepunguzwa. Kama unaweza kuona, sasa ni 32.5 KB. Kumbuka kwamba kabla ya utaratibu wa uboreshaji, ukubwa wake ulikuwa 56.5 KB. Hivyo, ilipunguzwa kwa zaidi ya mara 1.7. Lakini katika suala hili, mafanikio makubwa hayapunguza hata uzito wa faili, lakini ukweli kwamba programu hiyo sasa imeondolewa kutoa maelezo juu ya upeo ambao haujautumiwa, ambao utaongeza kasi ya usindikaji waraka.

Ikiwa kitabu kina majarida kadhaa unayofanya kazi, unahitaji kufanya utaratibu sawa na kila mmoja wao. Hii itapunguza zaidi ukubwa wa hati.

Njia ya 2: kuondokana na kupangiliwa kwa uharibifu

Kipengele kingine muhimu kinachofanya waraka wa Excel ni nzito zaidi kwa kupangilia formatting. Hii inaweza kujumuisha matumizi ya aina tofauti za fonts, mipaka, muundo wa nambari, lakini kwanza inahusu kujaza seli zinazo na rangi tofauti. Kwa hiyo kabla ya kuunda faili, unahitaji kufikiri mara mbili, na ikiwa ni thamani ya kufanya au bila utaratibu huu, unaweza kufanya urahisi.

Hii ni kweli hasa kwa vitabu vyenye kiasi kikubwa cha habari, ambazo tayari zinakuwa na ukubwa mkubwa. Kuongeza muundo na kitabu kunaweza kuongeza uzito wake mara kadhaa. Kwa hiyo, ni muhimu kuchagua "maana ya dhahabu" kati ya kujulikana kwa habari iliyotolewa katika hati na ukubwa wa faili, kuomba utayarishaji tu ambapo ni muhimu sana.

Sababu nyingine kuhusiana na muundo, uzito, ni kwamba watumiaji wengine wanapendelea kuunda seli "kwa margin." Hiyo ni muundo wao sio tu meza yenyewe, lakini pia aina iliyo chini yake, wakati mwingine hata mwisho wa karatasi, na matarajio ya kwamba wakati safu mpya zinaongezwa kwenye meza, haitakuwa lazima kuzipangilia tena kila wakati.

Lakini haijulikani hasa wakati mistari mpya itaongezwa na ni ngapi itaongezwa, na kwa utayarisho huo wa awali utafanya faili hata sasa, ambayo pia itakuwa na athari mbaya kwa kasi ya kazi na hati hii. Kwa hiyo, ikiwa umetumia utayarishaji ili uondoe seli ambazo hazijumuishwa kwenye meza, basi unapaswa kuiondoa.

1. Kwanza kabisa, unahitaji kuchagua seli zote ziko chini ya upeo na data. Ili kufanya hivyo, bofya namba ya mstari wa kwanza usio na jopo kwenye jopo la kuratibu wima. Mstari mzima unaonyeshwa. Baada ya kutumia hiyo mchanganyiko wa ufunguo wa moto ambao tunajua tayari. Ctrl + Shift + Chini ya Mshale.



2. Baada ya hapo, safu zote za chini chini ya sehemu ya meza iliyojaa data imeonyeshwa. Kuwa katika tab "Nyumbani" bonyeza kwenye ishara "Futa"ambayo iko kwenye mkanda katika kizuizi cha zana Uhariri. Menyu ndogo inafungua. Chagua nafasi ndani yake "Futa Fomu".



3. Baada ya hatua hii katika seli zote za upeo uliochaguliwa, muundo utaondolewa.



4. Kwa njia hiyo hiyo, unaweza kuondoa muundo usiofaa katika meza yenyewe. Ili kufanya hivyo, tunachagua seli za kila mtu au aina ambayo tunafikiri kuwa muundo unafaa sana, bonyeza kitufe. "Futa" Kwenye mkanda na kutoka kwenye orodha, chagua kipengee "Futa Fomu".



5. Kama unavyoweza kuona, muundo katika aina mbalimbali ya meza imefutwa kabisa.



6. Baada ya hayo, tunarudi kwenye aina hii baadhi ya vipengele vya kupangilia ambavyo tunapaswa kuzingatia: mipaka, muundo wa nambari, nk.

Hatua zilizo hapo juu zitasaidia kupunguza kiasi kikubwa cha kitabu cha Excel na kuharakisha kazi ndani yake. Lakini ni bora kwa mwanzo kutumia formatting tu ambapo ni sahihi na muhimu, kuliko kutumia muda juu ya optimizing hati.

Somo: Kuunda Majedwali ya Excel

Njia 3: kufuta viungo

Katika nyaraka zingine, idadi kubwa sana ya viungo, kutoka kwa wapi maadili wanayokusanya. Hii pia inaweza kupunguza kasi ya kasi ya kazi ndani yao. Viungo vya nje kwa vitabu vingine vinaathiri show hii hasa, ingawa viungo vya ndani pia vina athari mbaya kwa kasi. Ikiwa chanzo ambacho kiungo kinachukua maelezo haijasasishwa mara kwa mara, yaani, ni busara kuchukua nafasi ya anwani za kumbukumbu kwenye seli zinazo na maadili ya kawaida. Hii inaweza kuongeza kasi ya kazi na waraka. Unaweza kuona kama kiungo au thamani iko kwenye kiini maalum; unaweza kwenye bar ya formula baada ya kuchagua kipengele.

1. Chagua eneo ambalo lina viungo. Kuwa katika tab "Nyumbani", bofya kifungo "Nakala" ambayo iko kwenye Ribbon katika kikundi cha mipangilio "Clipboard".

   

   Vinginevyo, baada ya kuchagua upeo, unaweza kutumia mchanganyiko wa funguo za moto. Ctrl + C.

2. Baada ya kunakili data, usiondoe uteuzi kutoka eneo hilo, lakini bofya kwenye kitufe cha haki cha mouse. Menyu ya mandhari inazinduliwa. Ndani yake katika kizuizi "Chaguzi za Kuingiza" unahitaji kubonyeza icon "Maadili". Inaonekana kama pictogram na takwimu zilizoonyeshwa.



3. Baada ya hapo, viungo vyote katika eneo lililochaguliwa vitabadilishwa na maadili ya takwimu.

Lakini tunapaswa kukumbuka kuwa chaguo hili la kuboresha kitabu cha Excel sio kibali daima. Inaweza kutumika tu wakati data kutoka kwa chanzo cha asili sio nguvu, yaani, hazibadilika kwa muda.

Njia 4: mabadiliko ya muundo

Njia nyingine ya kupunguza kiasi kikubwa cha faili ni kubadilisha muundo wake. Njia hii labda husaidia zaidi kuliko wengine wote kushinikiza kitabu, ingawa chaguo zilizotolewa hapo juu pia zinahitajika kutumika kwa macho.

Katika Excel, kuna aina nyingi za "asili" za faili - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Aina ya xls ilikuwa ugani wa msingi kwa toleo la programu ya Excel 2003 na mapema. Tayari imechelewa, lakini, hata hivyo, watumiaji wengi bado wanaendelea kutumia. Kwa kuongeza, kuna matukio wakati unapaswa kurudi kufanya kazi na faili za zamani ambazo ziliumbwa miaka mingi iliyopita na wakati wa ukosefu wa muundo wa kisasa. Bila kutaja ukweli kwamba programu nyingi za tatu ambazo hazijui jinsi ya kushughulikia matoleo ya baadaye ya nyaraka za Excel hufanya kazi na vitabu vinavyo na ugani huu.

Ikumbukwe kwamba kitabu kilicho na ugani wa xls kina ukubwa zaidi kuliko mfano wake wa kisasa wa muundo wa xlsx, ambao Excel hutumia sasa kama kuu. Awali ya yote, hii ni kutokana na ukweli kwamba files xlsx, kwa kweli, ni compressed nyaraka. Kwa hiyo, ikiwa unatumia ugani wa xls, lakini unataka kupunguza uzito wa kitabu, basi hii inaweza kufanyika tu kwa kuifanya tena kwenye muundo wa xlsx.

1. Ili kubadilisha hati kutoka kwa muundo wa xls hadi muundo wa xlsx, nenda kwenye kichupo "Faili".



2. Katika dirisha linalofungua, tahadhari kwa sehemu hiyo "Maelezo"ambapo imeonyeshwa kuwa kwa sasa uzito wa hati ni 40 Kb. Kisha, bofya jina "Hifadhi Kama ...".



3. Dirisha la kuokoa linafungua. Ikiwa unataka, unaweza kwenda kwenye saraka mpya ndani yake, lakini kwa watumiaji wengi ni rahisi zaidi kuhifadhi duka jipya mahali sawa na chanzo. Jina la kitabu, kama linahitajika, linaweza kubadilishwa katika uwanja wa "Jina la Faili", ingawa si lazima. Jambo muhimu zaidi katika utaratibu huu ni kuweka kwenye shamba "Aina ya Faili" maana "Kitabu cha Excel (.xlsx)". Baada ya hapo, unaweza kushinikiza kifungo "Sawa" chini ya dirisha.



4. Baada ya kuokoa imefanywa, nenda kwenye sehemu "Maelezo" tabo "Faili", ili kuona uzito ulipungua. Kama unaweza kuona, sasa ni sawa na 13.5 KB dhidi ya 40 KB kabla ya utaratibu wa uongofu. Hiyo ni hifadhi moja tu katika fomu ya kisasa ambayo iliruhusu sisi kubakia kitabu karibu mara tatu.

Kwa kuongeza, katika Excel kuna aina nyingine ya kisasa ya xlsb au kitabu cha binary. Ndani yake, hati hiyo imehifadhiwa katika encoding ya binary. Faili hizi zina uzito hata chini ya vitabu vya xlsx. Kwa kuongeza, lugha ambayo imeandikwa iko karibu na Excel. Kwa hiyo, inafanya kazi na vitabu vile kwa kasi kuliko kwa ugani mwingine wowote. Wakati huo huo, kitabu cha muundo maalum katika suala la utendaji na uwezekano wa kutumia zana mbalimbali (muundo, kazi, graphics, nk) sio duni kwa muundo wa xlsx na huzidi muundo wa xls.

Sababu kuu ambayo kwa nini xlsb haikuwa muundo wa default katika Excel ni kwamba mipango ya tatu haina kazi kwa hiyo. Kwa mfano, ikiwa unahitaji kuuza nje habari kutoka Excel hadi programu ya 1C, hii inaweza kufanyika kwa nyaraka za xlsx au xls, lakini si kwa xlsb. Lakini, ikiwa huna mpango wa kuhamisha data kwenye programu yoyote ya tatu, basi unaweza kuhifadhi hati kwa salama katika muundo wa xlsb. Hii itawawezesha kupunguza ukubwa wa waraka na kuongeza kasi ya kazi ndani yake.

Utaratibu wa kuokoa faili katika ugani wa xlsb ni sawa na ile tuliyofanya kwa ugani wa xlsx. Katika tab "Faili" bonyeza kitu "Hifadhi Kama ...". Katika dirisha la kufungua iliyofunguliwa kwenye shamba "Aina ya Faili" unahitaji kuchagua chaguo Kitabu cha kitabu cha binary (* .xlsb) ". Kisha bonyeza kitufe. "Ila".

Tunaangalia uzito wa hati katika sehemu. "Maelezo". Kama unaweza kuona, imepungua hata zaidi na sasa ni 11.6 KB tu.

Kuhitimisha, tunaweza kusema kwamba ikiwa unafanya kazi na faili katika muundo, njia yenye ufanisi zaidi ya kupunguza ukubwa wake ni kuokoa tena katika muundo wa kisasa au xlsb. Ikiwa tayari unatumia upanuzi wa faili hizi, kisha kupunguza uzito wao, unapaswa kusanidi kwa usahihi nafasi ya kazi, kuondoa uboreshaji mzuri na viungo visivyohitajika. Utapata kurudi kubwa zaidi ikiwa unafanya vitendo hivi vyote katika ngumu, wala usiwe na chaguo moja tu.