ORODHA YA KUSHUKA KWA EXCEL

Kujenga orodha ya kushuka huruhusu si tu kuokoa muda wakati wa kuchagua chaguo katika mchakato wa kujaza meza, lakini pia kujilinda kutokana na pembejeo sahihi ya data sahihi. Hii ni chombo cha urahisi sana na kitendo. Hebu tujue jinsi ya kuifungua kwa Excel, na jinsi ya kutumia, na pia kujifunza baadhi ya viumbe vingine vya kushughulikia.

Kutumia orodha ya kuacha

Kushuka chini, au kama wanasema, orodha ya kushuka hutumiwa mara nyingi kwenye meza. Kwa msaada wao, unaweza kupunguza kikomo cha maadili yaliyoingia kwenye safu ya meza. Wanakuwezesha kuchagua kuingiza maadili tu kutoka kwenye orodha iliyoandaliwa tayari. Hii wakati huo huo inakua utaratibu wa kuingilia data na inalinda dhidi ya kosa.

Utaratibu wa Uumbaji

Kwanza kabisa, hebu fikiria jinsi ya kuunda orodha ya kushuka. Njia rahisi zaidi ya kufanya hivyo ni pamoja na chombo kinachoitwa "Uhakikisho wa Data".

Chagua safu ya safu ya meza, katika seli ambazo una mpango wa kuweka orodha ya kushuka. Hoja kwenye tab "Data" na bonyeza kifungo "Uhakikisho wa Data". Ni localized kwenye mkanda katika block. "Kazi na data".

Dirisha la chombo linaanza. "Angalia Maadili". Nenda kwenye sehemu "Chaguo". Katika eneo hilo "Aina ya Data" kuchagua kutoka kwenye orodha "Andika". Baada ya kuhamia kwenye shamba "Chanzo". Hapa unahitaji kutaja kundi la vitu kwa ajili ya matumizi katika orodha. Majina haya yanaweza kuingia kwa manually, au unaweza kuunganisha nao ikiwa tayari wamewekwa kwenye hati ya Excel mahali pengine.
Ikiwa pembejeo ya mwongozo huchaguliwa, kisha kila kipengele cha orodha kinahitajika kuingia ndani ya eneo kupitia semicolon (;).
Ikiwa unataka kuvuta data kutoka safu ya meza iliyopo tayari, kisha uende kwenye karatasi ambapo iko (ikiwa iko kwenye mwingine), fanya mshale katika eneo hilo "Chanzo" data ya uthibitishaji wa data, kisha uchague safu za seli ambapo orodha iko. Ni muhimu kwamba kiini kila mtu iko kipengee cha orodha tofauti. Baada ya hapo, uratibu wa upeo maalum unaonekana katika eneo hilo "Chanzo".
Njia nyingine ya kuanzisha mawasiliano ni kuwapa safu na orodha ya majina. Chagua aina ambayo maadili ya data yanatajwa. Kwa upande wa kushoto wa bar ya formula ni nafasi ya majina. Kwa chaguo-msingi, wakati upeo umechaguliwa, kuratibu za kiini cha kwanza cha kuchaguliwa huonyeshwa. Sisi, kwa madhumuni yetu, tuingiza jina ambalo tunaona kuwa sahihi zaidi. Mahitaji makuu ya jina ni kwamba ni ya pekee ndani ya kitabu, hawana nafasi, na inaanza kwa barua. Sasa ni kwa jina hili kwamba kiwango ambacho tumebainisha hapo awali kitatambuliwa.
Sasa katika dirisha la ukaguzi wa data katika eneo hilo "Chanzo" unahitaji kuweka tabia "="na kisha baada ya kuingia jina ambalo tumewapa upeo. Mpango huo unatambua uhusiano kati ya jina na safu, na hutafuta orodha iliyopo ndani yake.
Lakini itakuwa na ufanisi zaidi kutumia orodha hiyo ikiwa inabadilishwa kuwa meza ya smart. Katika meza kama hiyo itakuwa rahisi kubadili maadili, kwa hivyo kubadilisha moja kwa moja vitu vya orodha. Kwa hiyo, aina hii itakuwa kweli kugeuka kwenye meza ya kutazama.
Ili kubadilisha mbalimbali kwenye meza ya smart, chagua na uiongoze kwenye tab "Nyumbani". Huko sisi bonyeza kifungo "Weka kama meza"ambayo imewekwa kwenye mkanda katika block "Mitindo". Kikundi kikubwa cha mitindo kinafungua. Uchaguzi wa mtindo fulani hauathiri utendaji wa meza, na kwa hiyo tunachagua yeyote kati yao.
Baada ya hapo dirisha ndogo hufungua, yenye anwani ya safu iliyochaguliwa. Ikiwa uteuzi ulifanywa kwa usahihi, basi hakuna kitu kinachohitajika kubadilishwa. Tangu aina yetu haina vichwa, kipengee "Jedwali na vichwa" Jibu haipaswi kuwa. Ingawa hasa katika kesi yako, pengine jina litatumika. Kwa hivyo tunapaswa kushinikiza kitufe. "Sawa".
Baada ya aina hii itapangiliwa kama meza. Ikiwa ukichagua, unaweza kuona kwenye uwanja wa jina ambalo jina limewekwa kwa moja kwa moja. Jina hili linaweza kutumika kuingiza ndani ya eneo hilo. "Chanzo" katika dirisha la ukaguzi wa data kwa kutumia algorithm iliyoelezwa mapema. Lakini, ikiwa unataka kutumia jina tofauti, unaweza kuchukua nafasi hiyo kwa kuandika kwenye nafasi ya majina.
Ikiwa orodha imewekwa kwenye kitabu kingine, kisha kuifakari kwa usahihi, unahitaji kutumia kazi FLOSS. Mtumiaji maalum amepangwa kuunda viungo vya "super-absolute" kwa vipengee vya karatasi katika fomu ya maandishi. Kweli, utaratibu utafanyika karibu sawa na katika kesi zilizoelezwa awali, tu katika uwanja wa "Chanzo" baada ya tabia "=" inapaswa kuonyesha jina la mtumiaji - "DVSSYL". Baada ya hapo, anwani ya upeo, ikiwa ni pamoja na jina la kitabu na karatasi, lazima ielezwe kama hoja ya kazi hii kwa wazazi. Kweli, kama inavyoonekana katika picha hapa chini.

Kwa hatua hii tunaweza kumaliza utaratibu kwa kubonyeza kifungo. "Sawa" katika dirisha la ukaguzi wa data, lakini kama unapenda, unaweza kuboresha fomu. Nenda kwenye sehemu "Ujumbe wa Kuingiza" dirisha la ukaguzi wa data. Hapa katika eneo hilo "Ujumbe" Unaweza kuandika maandishi ambayo watumiaji wataona kwa kuingilia juu ya kipengee cha orodha na orodha ya kushuka. Tunaandika ujumbe ambao tunaona kuwa ni lazima.

Halafu, nenda kwenye sehemu "Ujumbe wa Hitilafu". Hapa katika eneo hilo "Ujumbe" Unaweza kuingia maandiko ambayo mtumiaji atachunguza unapojaribu kuingia data isiyo sahihi, yaani, data yoyote ambayo haipo kutoka kwenye orodha ya kushuka. Katika eneo hilo "Angalia" Unaweza kuchagua icon ambayo itaongozwa na onyo. Ingiza maandiko ya ujumbe na bonyeza "Sawa".

Somo: Jinsi ya kufanya orodha ya kushuka chini katika Excel

Kufanya kazi

Sasa hebu tuone jinsi ya kufanya kazi na chombo ambacho tumeumba hapo juu.

Ikiwa tunaweka mshale kwenye kipengee chochote cha karatasi ambayo orodha ya kushuka kwa kutumia imetumika, tutaona ujumbe wa habari ambao tuliingia awali kwenye dirisha la ukaguzi wa data. Kwa kuongeza, icon ya pembetatu itaonekana upande wa kulia wa kiini. Kwamba hutumikia kufikia uteuzi wa vipengee vya orodha. Sisi bonyeza pembetatu hii.

Baada ya kubofya, orodha ya vitu kutoka kwenye orodha itafunguliwa. Ina vipengele vyote vilivyowekwa awali kupitia dirisha la ukaguzi wa data. Tunachagua chaguo tunachokiona ni muhimu.

Chaguo iliyochaguliwa huonyeshwa kwenye seli.

Ikiwa tunajaribu kuingia ndani ya kiini thamani yoyote ambayo haipo katika orodha, basi hatua hii itazuiwa. Wakati huo huo, ikiwa umeingiza ujumbe wa onyo kwenye dirisha la ukaguzi wa data, litaonyeshwa kwenye skrini. Ni muhimu katika dirisha la onyo ili bonyeza kifungo. "Futa" na kwa kujaribu ijayo kuingia data sahihi.

Kwa njia hii, ikiwa ni lazima, jaza meza nzima.

Inaongeza kipengee kipya

Lakini vipi ikiwa bado unahitaji kuongeza kipengee kipya? Vitendo hapa hutegemea jinsi ulivyofanya orodha katika dirisha la uthibitishaji wa data: imeingia kwa manually au vunjwa kutoka safu ya meza.

Ikiwa data kwa ajili ya kuundwa kwa orodha hutolewa kutoka safu ya meza, kisha uende nayo. Chagua aina ya seli. Ikiwa hii si meza ya smart, lakini ni rahisi data mbalimbali, basi unahitaji kuingiza kamba katikati ya safu. Ikiwa unatumia meza ya "smart", basi katika kesi hii ni ya kutosha tu kuingia thamani inayohitajika katika mstari wa kwanza chini yake na mstari huu utaingizwa mara moja katika safu ya meza. Hii ni faida ya meza ya smart tuliyotaja hapo juu.
Lakini tuseme kwamba tunashughulikia kesi ngumu zaidi, kwa kutumia aina ya kawaida. Kwa hiyo, chagua kiini katikati ya safu maalum. Hiyo ni juu ya kiini hiki na chini yake kuna lazima iwe na mistari mingine. Tunachukua kifungu kilichowekwa na kitufe cha haki cha panya. Katika menyu, chagua chaguo "Weka ...".

Dirisha imeanza, ambapo unapaswa kuchagua kitu cha kuingiza. Chagua chaguo "Kamba" na bonyeza kifungo "Sawa".

Kwa hiyo mstari usio na chaguo umeongezwa.

Tunaingia ndani yake thamani ambayo tunataka kuonyeshwa katika orodha ya kushuka.

Baada ya hapo, tunarudi kwenye safu ya meza ambayo orodha ya kushuka chini iko. Kwenye pembetatu kwenda upande wa kulia wa kiini chochote kwenye safu, tunaona kwamba thamani tunayohitaji iliongezwa kwenye vipengele vya orodha zilizopo tayari. Sasa, ikiwa unataka, unaweza kuchagua ili kuingiza ndani ya kipengele cha meza.

Lakini ni nini cha kufanya ikiwa orodha ya maadili haikutokewa kutoka kwenye meza tofauti, lakini imeingia ndani? Ili kuongeza kipengele katika kesi hii, pia, ina algorithm yake mwenyewe ya vitendo.

Chagua mstari mzima wa meza, mambo ambayo iko orodha ya kushuka. Nenda kwenye tab "Data" na bonyeza kitufe tena "Uhakikisho wa Data" katika kundi "Kazi na data".

Dirisha la uthibitishaji la pembejeo linaanza. Nenda kwa sehemu "Chaguo". Kama unavyoweza kuona, mipangilio yote hapa ni sawa sawa na sisi kuwaweka mapema. Sisi ni katika kesi hii itakuwa na hamu katika eneo hilo "Chanzo". Tunaongeza hapo kwenye orodha ambayo tayari ina, ikitenganishwa na semicolon (;) thamani au maadili ambayo tunataka kuona katika orodha ya kushuka. Baada ya kuongeza sisi bonyeza "Sawa".

Sasa, ikiwa tunafungua orodha ya kushuka chini katika safu ya meza, tutaona thamani iliyoongezwa huko.

Ondoa kipengee

Uondoaji wa kipengele cha orodha hufanyika kwa mujibu wa algorithm sawa sawa na kuongeza.

Ikiwa data imetengenezwa kutoka safu ya meza, kisha uende kwenye meza hii na bonyeza-click kwenye kiini ambapo thamani iko, ambayo inapaswa kufutwa. Katika orodha ya muktadha ,acha uchaguo juu ya chaguo Futa ....

Dirisha kwa kufuta seli hufungua ni sawa na yale tuliyoyaona wakati wa kuongeza. Hapa sisi tena kuweka kubadili kwenye nafasi "Kamba" na bofya "Sawa".

Kamba kutoka kwa safu ya meza, kama tunavyoona, inafutwa.

Sasa tunarudi kwenye meza ambapo seli zilizo na orodha ya kushuka chini ziko. Sisi bonyeza pembetatu kwenda kulia ya kiini chochote. Katika orodha inayofungua, tunaona kuwa kitu kilichofutwa hakiko.

Nini cha kufanya ikiwa maadili yaliongezwa kwenye dirisha la ukaguzi wa data kwa mkono, na si kwa msaada wa meza ya ziada?

Chagua orodha ya meza na orodha ya kushuka na uende kwenye dirisha kwa kuangalia maadili, kama tumefanya kabla. Katika dirisha maalum, mwenda kwenye sehemu "Chaguo". Katika eneo hilo "Chanzo" chagua thamani unayofuta kufuta kwa cursor. Kisha bonyeza kitufe Futa kwenye kibodi.

Baada ya kitu kilichofutwa, bofya "Sawa". Sasa haitakuwa katika orodha ya kushuka, kwa namna ile ile kama tulivyoona katika chaguo la awali na meza.

Kuondolewa kamili

Wakati huo huo, kuna hali ambapo orodha ya kushuka lazima iondolewa kabisa. Ikiwa haijalishi kwako kwamba data iliyoingia imehifadhiwa, kisha kufuta ni rahisi sana.

Chagua safu nzima ambapo orodha ya kushuka chini iko. Hoja kwenye tab "Nyumbani". Bofya kwenye ishara "Futa"ambayo imewekwa kwenye mkanda katika block Uhariri. Katika orodha inayofungua, chagua msimamo "Futa Wote".

Wakati hatua hii imechaguliwa, maadili yote katika vipengele vilivyochaguliwa vya karatasi yatafutwa, muundo utaondolewa, na kwa kuongeza, lengo kuu la kazi litafanyika: orodha ya kushuka chini itaondolewa na sasa unaweza kuingiza maadili yoyote kwa mikono ndani ya seli.

Kwa kuongeza, ikiwa mtumiaji hawana haja ya kuhifadhi data iliyoingia, basi kuna chaguo jingine la kufuta orodha ya kushuka.

Chagua aina nyingi za seli zisizo na tupu, ambazo ni sawa na vipengele vingi vya orodha na orodha ya kushuka. Hoja kwenye tab "Nyumbani" na pale sisi bonyeza icon "Nakala"ambayo imewekwa kwenye mkanda katika eneo hilo "Clipboard".
Pia, badala ya hatua hii, unaweza kubofya kipande kilichoonyeshwa na kifungo cha kulia cha panya na uacha kwenye chaguo "Nakala".
Ni rahisi zaidi kutumia seti ya vifungo mara baada ya uteuzi. Ctrl + C.
Baada ya hapo, chagua kipande hicho cha safu ya meza, ambapo vipengele vya kushuka chini vinapatikana. Tunasisitiza kifungo Wekailiyowekwa kwenye Ribbon kwenye kichupo "Nyumbani" katika sehemu "Clipboard".
Chaguo la pili ni bonyeza-click juu ya uteuzi na uacha kuchaguliwa kwa chaguo Weka katika kundi "Chaguzi za Kuingiza".
Hatimaye, inawezekana tu kuweka alama ya seli zilizohitajika na aina ya mchanganyiko wa vifungo. Ctrl + V.
Kwa yoyote ya hapo juu, badala ya seli zilizo na maadili na orodha ya kushuka, kifungu kilicho safi kitaingizwa.

Ikiwa unataka, kwa njia ile ile, huwezi kuingiza sio tupu, lakini kipande kilichokopiwa na data. Hasara ya orodha ya kushuka ni kwamba huwezi kuingiza data ambazo hazi katika orodha, lakini unaweza kuziiga na kuziweka. Katika kesi hii, hundi ya data haitatumika. Zaidi ya hayo, kama tulivyoona, muundo wa orodha ya kushuka yenyewe itaangamizwa.

Mara nyingi, bado unahitaji kuondoa orodha ya kushuka, lakini wakati huo huo uondoe maadili yaliyotumika kwa kutumia, na kupangilia. Katika kesi hii, vitendo sahihi zaidi vinapaswa kuchukuliwa ili kuondoa chombo maalum cha kujaza.

Chagua kipande nzima ambacho vitu vina orodha ya kushuka chini. Hoja kwenye tab "Data" na bofya kwenye ishara "Uhakikisho wa Data"ambayo, kama sisi kukumbuka, posted kwenye tepi katika kundi "Kazi na data".

Dirisha la uthibitisho la pembejeo linajulikana. Kuwa katika sehemu yoyote ya chombo maalum, tunahitaji kufanya moja-click-click kifungo. "Futa Wote". Iko katika kona ya kushoto ya dirisha.

Baada ya hayo, dirisha la uthibitisho wa data linaweza kufungwa kwa kubonyeza kifungo cha karibu karibu kwenye kona yake ya juu ya kulia kwa namna ya msalaba au kwenye kifungo "Sawa" chini ya dirisha.

Kisha chagua kiini chochote kilichowekwa hapo awali. Kama unavyoweza kuona, sasa hakuna chaguo wakati wa kuchagua kipengele, wala pembetatu kupiga orodha kwenye haki ya seli. Lakini wakati huo huo, muundo na maadili yote yaliyoingia kwa kutumia orodha yalibakia imara. Hii inamaanisha kuwa tulifanikiwa na kazi hii: chombo ambacho hatuhitaji tena kinachotolewa, lakini matokeo ya kazi yake yalibakia imara.

Kama unaweza kuona, orodha ya kushuka huweza kuwezesha kuanzishwa kwa data katika meza, na pia kuzuia kuanzishwa kwa maadili yasiyo sahihi. Hii itapunguza idadi ya makosa wakati wa kujaza meza. Ikiwa thamani yoyote inahitaji kuongezwa, basi unaweza kuendelea kufanya utaratibu wa uhariri. Chaguo la uhariri litategemea njia ya uumbaji. Baada ya kujaza meza, unaweza kuondoa orodha ya kushuka, ingawa si lazima kufanya hivyo. Watumiaji wengi wanapenda kuondoka hata baada ya kumaliza kazi kwenye kujaza meza na data.