Kwa urahisi, mteja wa barua pepe wa Outlook hutoa watumiaji wake uwezo wa kujibu ujumbe wa moja kwa moja. Hii inaweza kurahisisha sana kazi na barua, ikiwa ni muhimu kutuma jibu lile kwa kukabiliana na barua pepe zilizoingia. Aidha, majibu ya kiotomatiki yanaweza kusanidiwa kwa wote wanaoingia na waliochagua.
Ikiwa umekutana na tatizo jingine, basi maagizo haya atakusaidia kuwezesha kazi na barua.
Kwa hivyo, ili usanidi majibu ya moja kwa moja katika mtazamo wa 2010, unahitaji kujenga template na kisha usanidi sheria husika.
Kujenga template ya kujibu auto
Hebu kuanza tangu mwanzoni - tutaandaa template ya barua ambayo itatumwa kwa wapokeaji kama jibu.
Kwanza, tengeneza ujumbe mpya. Kwa kufanya hivyo, kwenye tab "Nyumbani", bofya kitufe cha "Unda Ujumbe".
Hapa unahitaji kuingia maandishi na kuifanya ikiwa ni lazima. Nakala hii itatumika katika ujumbe wa jibu.
Sasa, wakati kazi na maandiko imekamilika, nenda kwenye menyu ya "Faili" na chagua amri ya "Save As".
Katika dirisha la vitu vya kuokoa, chagua "Kigezo cha Outlook" katika orodha ya "Aina ya Faili" na uingie jina la template yetu. Sasa tunathibitisha ila kwa kubofya kitufe cha "Hifadhi". Sasa dirisha jipya la ujumbe linaweza kufungwa.
Hii inakamilisha kuundwa kwa template ya autoresponse na unaweza kuendelea kuanzisha utawala.
Unda sheria ya kujibu maji kwa ujumbe unaoingia
Ili uunda haraka sheria mpya, nenda kwenye kichupo cha Kuu katika dirisha kuu la Outlook na kwenye kikundi cha Mwendo chafya kifungo cha Kanuni na kisha chagua Udhibiti wa sheria na bidhaa za arifa.
Hapa sisi bonyeza "Mpya ..." na kwenda mchawi kuunda utawala mpya.
Katika "Mwanzo na sehemu isiyo na sheria" sehemu, bofya kwenye "Weka utawala kwa ujumbe uliopokea" na uendelee hatua inayofuata kwa kubofya kitufe cha "Next".
Katika hatua hii, kama sheria, hakuna masharti yanahitaji kuchaguliwa. Hata hivyo, ikiwa unahitaji kufanyia jibu jibu kwa ujumbe usioingia, chagua hali muhimu kwa kukika alama za hundi.
Kisha, nenda hatua inayofuata kwa kubonyeza kifungo sahihi.
Ikiwa hukuchagua hali yoyote, Outlook itawaonya kuwa utawala wa desturi utatumika kwa barua pepe zote zinazoingia. Katika hali tunapohitaji, tunathibitisha kwa kubofya kitufe cha "Ndiyo" au bonyeza "Hapana" na usanie hali.
Katika hatua hii, tunachagua hatua na ujumbe. Tangu sisi kuanzisha kujibu auto kwa ujumbe zinazoingia, sisi kuangalia sanduku "Jibu kwa kutumia template maalum".
Chini ya dirisha unahitaji kuchagua template inayotakiwa. Kwa kufanya hivyo, bofya kwenye kiungo "Kigezo kilichojulikana" na uendelee kwenye uteuzi wa template yenyewe.
Ikiwa katika hatua ya kujenga template ya ujumbe haukubadili njia na kushoto kila kitu kwa chaguo-msingi, basi katika dirisha hii ni ya kutosha kuchagua "Matukio kwenye mfumo wa faili" na template iliyoundwa inatokea kwenye orodha. Vinginevyo, lazima bofya kitufe cha "Vinjari" na kufungua folda ambapo umehifadhi faili na template ya ujumbe.
Ikiwa hatua inayotaka imechaguliwa na faili ya template imechaguliwa, unaweza kuendelea na hatua inayofuata.
Hapa unaweza kuanzisha tofauti. Hiyo ni, kesi hizo ambapo jibu la auto halitatumika. Ikiwa ni lazima, kisha chagua hali zinazohitajika na uwaboshe. Ikiwa hakuna tofauti katika utawala wako wa kujibu, kisha uende hatua ya mwisho kwa kubofya kitufe cha "Next".
Kweli, hakuna haja ya kusanidi chochote hapa, hivyo unaweza mara moja bonyeza kitufe cha "Kumaliza".
Sasa, kwa kutegemea hali na vifunguko, Outlook itatuma template yako ili kukabiliana na barua pepe zinazoingia. Hata hivyo, utawala mkuu hutoa tu wakati mmoja wa kujibu kwa kila mpokeaji wakati wa kikao.
Hiyo ni, baada ya kuanza Outlook, kikao kinaanza. Inakaribia wakati wa kutoka kwa programu. Kwa hivyo, wakati Outlook inafanya kazi, hakutakuwa na majibu ya mara kwa mara kwa mtumishi ambaye alimtuma ujumbe kadhaa. Wakati wa kikao, Outlook inaunda orodha ya watumiaji ambao jibu la magari lilipelekwa, linalowezesha kuepuka kutuma tena. Lakini, ikiwa unakaribia Outlook, na kisha uingie tena, orodha hii imewekwa tena.
Ili kuzuia jibu la kujibu kwa ujumbe unaoingia, tu uangalie utawala wa jibu la kujibu kwenye dirisha la "Sheria na Usimamizi wa Tahadhari".
Kutumia maagizo haya, unaweza kusanidi auto-jibu katika Outlook 2013 na baadaye matoleo.
